POLÍTICA DE USO DEL CANAL DE ÉTICA EMPRESARIAL Y DENUNCIAS

1. INTRODUCCIÓN

EARLY MORNING TRADERS SL, en adelante EARLY MORNING TRADERS o la Compañía, indistintamente) tiene habilitado un mecanismo interno para comunicar eventuales incumplimientos (Canal de Ética Empresarial y Denuncias o Canal, indistintamente) de conformidad con lo establecido en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, así como dudas y consultas en relación con la interpretación y aplicación de su normativa interna.

Este canal consiste en una plataforma especialmente habilitada, accesible mediante el siguiente enlace: https://gonzalezandco.factorialhr.es/complaints

2.  ¿QUÉ SE DEBE COMUNICAR A TRAVÉS DEL CANAL DE ÉTICA EMPRESARIAL Y DENUNCIAS?

• • Cualquier incumplimiento de la normativa interna, procesos y controles de EARLY MORNING TRADERS.

• • Cualquier violación de la legislación vigente aplicable.

• • Cualquier situación que pueda suponer un riesgo para la reputación de la Compañía.

• • Dudas o consultas en relación con la aplicación de la normativa interna.

En todo caso, el contenido de la comunicación debe estar relacionado con la actuación de los miembros de la Compañía y también de los colaboradores o agentes comerciales, proveedores, contratistas, subcontratistas y demás terceros con los que se relaciona o vincula profesionalmente EARLY MORNING TRADERS.

3.  PRINCIPIOS Y GARANTÍAS ESENCIALES DEL USO Y GESTIÓN DEL CANAL DE ÉTICA EMPRESARIAL Y DENUNCIAS

Garantía de confidencialidad: EARLY MORNING TRADERS garantiza que (i) la identidad de las personas que realicen una comunicación; (ii) la identidad de cualquier otra persona afectada o mencionada en la comunicación; y (iii) las actuaciones realizadas, tendrán carácter confidencial y no podrán ser reveladas ni comunicadas a personas no autorizadas.

Anonimato: las comunicaciones podrán realizarse de forma anónima, esto es, sin necesidad de identificarse.

Prohibición de represalias: EARLY MORNING TRADERS no adoptará ninguna clase de represalia o consecuencia negativa hacia las personas que realicen una comunicación de buena fe.

Gestión de la comunicación de forma diligente e imparcial: la comunicación se tramitará conforme a los requisitos de la Ley 2/2023, de forma objetiva y evitando posibles situaciones de conflictos de interés.

Derecho a realizar la comunicación mediante reunión presencial con el Responsable del Canal: deberá tener lugar en un plazo máximo de siete (7) días naturales desde su solicitud. La reunión presencial deberá en todo caso documentarse (i) mediante una grabación de la conversación o (ii) a través de una transcripción completa y exacta de la conversación. Se podrá escuchar la grabación y/o comprobar, rectificar y aceptar, mediante firma, la transcripción de la conversación.

Derecho a acudir a las Autoridades Independientes (canal externo) a través de los mecanismos que tengan habilitados.

Derechos en materia de protección de datos personales de conformidad con el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales y en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

Otros derechos recogidos en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

4.  GUÍA DE USO DEL CANAL DE ÉTICA EMPRESARIAL Y DENUNCIAS

Sin perjuicio de las garantías y derechos descritos en el apartado anterior, resulta importante destacar los siguientes puntos acerca del uso del Canal de Ética Empresarial y Denuncias:

• • El Canal de Ética Empresarial y Denuncias se gestiona por el/la Responsable de este Canal: actualmente, esta figura recae en el Responsable de People; siendo esta la persona encargada de impulsar la gestión del Canal de Ética Empresarial y Denuncias y de la tramitación diligente de las eventuales investigaciones internas.

• • Tendrán acceso a las comunicaciones recibidas a través del Canal de Ética Empresarial y Denuncias: (i) El Responsable del Canal de Ética Empresarial y Denuncias (ii) en caso de tener que sancionar, la persona u órgano competente para adoptar medidas laborales disciplinarias; (iii) la persona u órgano competente para adoptar medidas legales; (iv) en su caso, los encargados del tratamiento que eventualmente se designen como, por ejemplo, asesores o gestores, internos o externos; y (v) en su caso, el delegado de protección de datos.

• • Únicamente se podrá hacer uso del Canal de Ética Empresarial y Denuncias para comunicar los hechos o consultas referenciadas anteriormente (ver punto “¿Qué se debe comunicar a través del Canal de Ética Empresarial y Denuncias?”).

• • Un mal uso de este Canal podrá ser sancionado en caso de comunicar hechos falsos o de mala fe.

• • Todos los miembros de EARLY MORNING TRADERS tienen la obligación de comunicar aquellos incumplimientos de la normativa interna o de la legislación aplicable que hayan tenido conocimiento.

5.  DERECHOS EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Responsable del tratamiento

• • Identidad: EARLY MORNING TRADERS SL.

• • Domicilio social: Consell de Cent 297 Principal – 08007 Barcelona

• • CIF: B66240045

• • Teléfono: +34 628330077

• • Correo electrónico: info@gonzalezandco.com

Finalidad del tratamiento

Los datos personales que se faciliten en la comunicación serán tratados con la finalidad de atender y analizar la comunicación, investigar los hechos comunicados y adoptar las medidas correctivas pertinentes, ya sean disciplinarias o contractuales para cumplir con la debida diligencia y control de EARLY MORNING TRADERS.

Categorías de datos personales

Los datos personales que EARLY MORNING TRADERS tratará son los que el comunicante facilite a través de la comunicación, como el resto de los datos que puedan recabarse como consecuencia de la investigación que pueda ponerse en marcha de acuerdo con el procedimiento indicado para el Canal de Ética Empresarial y Denuncias de EARLY MORNING TRADERS.

Carácter anónimo y confidencial

El comunicante podrá identificarse, pero también podrá comunicar cualquier hecho de forma anónima. En cualquiera de los casos, tanto los datos personales como la información, serán tratados de forma confidencial.

Aunque la identificación del comunicante no es obligatoria y éste puede optar por no facilitar sus datos de identificación o contacto, estos pueden ayudar al desarrollo satisfactorio de la investigación. El comunicante puede también identificarse en un momento posterior a la interposición de la comunicación o aportar en un momento posterior del proceso documentación o información adicional.

Las intervenciones de testigos y afectados tendrán carácter estrictamente confidencial.

Legitimación del tratamiento

La base de legitimación para el tratamiento de datos por parte de EARLY MORNING TRADERS de los interesados es el interés público (art.6.1.e RGPD) y el cumplimiento de una obligación legal (art.6.1.c RGPD).

Conservación

La información que se facilite mediante el Canal de Ética Empresarial y Denuncias será conservada durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos comunicados y, en su caso durante el periodo adicional necesario para cumplir con la normativa legal o interna aplicable.

Los datos personales de quien formula la comunicación y de todas las partes intervinientes se conservarán en la plataforma del Canal de Ética Empresarial y Denuncias únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos comunicados, que nunca será superior a tres (3) meses desde el envío de la comunicación. Transcurrido dicho plazo máximo, se procederá a la supresión de los mismos del Canal de Ética Empresarial y Denuncias, sin perjuicio de la conservación y tratamiento de dichos datos que puede seguir llevando a cabo el equipo de investigación para dar curso a la investigación.

Tras su supresión, los datos serán bloqueados durante los periodos legalmente previstos.

Comunicación de datos

• • Autoridades que puedan intervenir en la investigación o posible procedimiento judicial.

• • Personas que puedan estar implicadas en la propia investigación.

• • Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado y Tribunales competentes.

• • Terceros en los que EARLY MORNING TRADERS pueda apoyarse para llevar el Canal de Ética Empresarial y Denuncias, por ejemplo: plataforma de alojamiento de datos, herramienta que sostiene el Canal, personas a las que se pueda delegar en detalle la investigación, abogados u otro tipo de asesores, entre otros.

Ejercicio de derechos

• • Derechos del/de la comunicante: En todo momento el comunicante podrá ejercer sus derechos de acceso (a sus propios datos personales, pero no así a los de otros posibles participantes o afectados por la investigación), rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad con respecto a los datos personales que haya facilitado, a través de correo postal a la dirección indicada o al correo electrónico: info@gonzalezandco.com identificándose como usuario del servicio de Canal de Ética Empresarial y Denuncias, con los límites establecidos en la normativa aplicable.

• • Derechos de la persona involucrada en los hechos comunicados: Derecho a que se le comunique en el tiempo más breve posible que se encuentra inmerso en un proceso de investigación, fruto de una comunicación relativa a él o a su actuación. La citada comunicación tendrá el contenido mínimo siguiente: el órgano encargado de la gestión, los hechos comunicados, los derechos que le asisten y el procedimiento de trámite de la comunicación, así como a toda la información relativa al tratamiento de sus datos enumerada en el apartado anterior. Derecho de acceso a los datos registrados, excepto la identidad del comunicante y los datos personales de otras personas afectadas por el expediente, y derecho de rectificación de los datos personales que sean inexactos o incompletos. Asimismo, tendrá derecho a que se le informe de la resolución o archivo de la alerta, en su caso. Cuando la comunicación a la persona involucrada en los hechos comunicados de que ha sido objeto de una comunicación ponga en peligro la capacidad de EARLY MORNING TRADERS para investigar o recopilar pruebas de manera eficaz, por el riesgo de destrucción o alteración de pruebas por parte de la persona afectada por la comunicación, esta podrá retrasar dicho deber de información.
    
    La persona involucrada por los hechos comunicados podrá ejercer otros derechos previstos por la normativa en materia de protección de datos: supresión (de conformidad con los plazos para la conservación de datos personales previstos por la legislación vigente), limitación y portabilidad con respecto a sus datos personales a través de correo postal a la dirección indicada o al correo electrónico: info@gonzalezandco.com identificándose como afectado por una investigación interna, siempre y cuando ello sea compatible con el buen fin de la mencionada investigación.

En caso de considerar vulnerado su derecho a la protección de datos, cualquiera de ellos, podrá interponer una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).